En este articulo nos ocuparemos de dar a conocer una herramienta que permite la extracción de la información contenida en el archivo XML de facturación electrónica y de la importancia de este archivo.
Lector del XML de Facturación Electrónica
Es una herramienta de Excel a base de macros de VBA para Windows, fue desarrollada con el propósito de hacer más ágil y sencilla la extracción de la información contenida en el archivo de tipo XML de la facturación electrónica en Colombia. Esta herramienta está dirigida a aquellas personas que por cualquier motivo requieren capturar o extraer la información contenida en las facturas electrónicas, información que puede ser leída automáticamente desde los archivos XML que envía el proveedor junto a cada factura y que al ser extraída facilitara su ordenamiento, procesamiento y análisis. Antes de contarles la importancia del archivo XML de Facturación Electrónica, veamos un pequeño video acerca del funcionamiento de la herramienta.
Adquiere la solución a en su versión 1.2 (incluye el Lector de Eventos FE) con un 15% de descuento, dando clic en el siguiente link. 👇🏻👇🏻👇🏻
Posterior al pago, en un máximo de 7 horas recibirá vía correo electrónico la herramienta lista para iniciar la lectura de sus archivos XML.
¿Qué es un archivo XML y cual es Modelo de operación para facturación electrónica?
Los archivos Extensible Markup Language (XML) pueden definirse como un lenguaje para documentos con información estructurada (palabras o imágenes), este metalenguaje facilita el intercambio de datos entre distintas plataformas de forma segura, bondades por las cuales la DIAN adoptado el lenguaje XML para su modelo de facturación con validación previa y bajo el cual deben estar escritas todas las facturas electrónicas en Colombia; ahora bien, con el propósito de estandarizar la estructura de las facturas electrónicas, la DIAN adopto el estándar UBL(Universal Business Language) versión 2.1 para integrarlo al modelo de facturación electrónica en Colombia, el cual incluye los siguientes elementos:
- Generación y transmisión: Envío de la factura electrónica en formato XML por parte del emisor(vendedor) a la DIAN para su validación.
- Validación: La DIAN mediante la respuesta de la aplicación hace la validación de la factura electrónica.
- Entrega: El emisor(vendedor) hace entrega al adquiriente(comprador) de la factura electrónica en formato XML y una representación grafica en formato pdf.
¿Por qué es tan importante el XML de la factura electrónica?
La facturación electrónica en Colombia es obligatoria para la mayoría de empresas e incluso para las personas naturales responsables de IVA y como hemos podido ver hasta este momento, la información, validaciones y firma se realiza exclusivamente sobre el archivo XML y no sobre el pdf, siendo este el motivo por el cual el XML es realmente la factura electrónica y el documento que tiene validez fiscal, el pdf que se genera adjunto es solo la representación gráfica de la factura para facilitar al adquiriente(cliente) su lectura sin ningún tipo de sistema.
Además de la importancia fiscal del XML, su seguridad e inter operatividad, el verdadero valor radica en la facilidad con que puedes obtener la información allí contenida y el uso que puedes dar a dicha información, es este el motivo por el cual se creo la herramienta objeto de análisis, la cual te permitirá entre otras, las siguientes ventajas:
✅ Facilita la integración con sistemas de contabilidad(contabilización)
✅ Permite la extracción de información para ser utilizada de manera más eficaz, eficiente y efectiva
✅ Reduces el tiempo utilizado en digitar la información de facturas
✅ Utilización de la información en bases de datos relacionales para integrar a flujos de trabajo
✅ Facilitar el registro de compras y de ventas
✅ Herramienta rápida y efectiva
✅ No tiene límite de facturas a leer
✅ Soporte de implementación inicial
✅ Personalización de reportes
Información contenida en la factura electrónica(Archivo XML)
Finalmente quiero hacer un pequeño recuento de la información contenida en el archivo XML de facturación electrónica y que por ende puede ser extraída con esta fabulosa herramienta; Dependiendo del tipo de bien o servicio facturado, entre otras variables, habrá campos que no se diligencien y otros que si, así mismo, hay campos que la DIAN ha determinado que no son obligatorios por lo cual el emisor es quien decide si los incluye o no en el archivo XML, solo para hacernos a una idea, en la herramienta antes mencionada puedes encontrar al rededor de 350 campos pre configurados pero pueden ser más, a continuación las principales secciones de información que contiene el XML:
✅ Datos del emisor (proveedor o vendedor)
✅ Datos del receptor (Cliente o comprador)
✅ Información de los productos o servicios facturados
✅ Información de la firma del documento
✅ CUFE – Código único de facturación electrónica
✅ Información de los impuestos y retenciones aplicadas
✅ Información de la resolución de facturación
✅ Información de despacho y entrega de los bienes adquiridos
✅ Información del transportista
Como siempre, espero esta herramienta sea de su entero agrado y utilidad y no duden en realizar cualquier consulta.
Salu2 xls
SoyExcel 